Gerenciamento de Projetos: fuja do “scope creep” para chegar onde quer



Atrasos no cronograma, orçamentos estourados, equipe sem foco e, consequentemente, projetos inteiros comprometidos. Com frequência, esses fatores são originados por uma única razão: o “scope creep”.

O termo foi criado especialmente para se referir à alteração descontrolada do escopo de um projeto. Não é difícil imaginar porque isso por si só é um grande problema. Durante o período de construção de uma casa, por exemplo, quanto mais alterações forem feitas em relação à planta original, mais cara e mais demorada a obra ficará, certo? Isso acontece em qualquer projeto: mudanças geram custos, atrasos e aumentam os riscos. E, apesar de não haver novidade nenhuma nessa afirmação, o scope creep insiste em prejudicar o andamento dos projetos nas empresas. Então, como evitá-lo, afinal?

Bom, antes de tudo, é essencial estudar e definir bem o escopo do projeto. Segundo o Guia PMBOK, o escopo é a “descrição detalhada do projeto e/ou do produto” e deve ser definido ainda durante a fase de planejamento. Na prática, o escopo funciona como uma espécie de lista, que destaca o que deverá ser entregue (produtos tangíveis ou não) dentro de limites de tempo e de recursos.

No entanto, durante o desenvolvimento, ao longo de reuniões e encontros, é comum que mudanças sejam consideradas necessárias. Elas podem ser sugeridas por qualquer um dos envolvidos (stakeholders), mas tradicionalmente vêm do próprio cliente, interno ou externo.

Antes de realizar alterações, é fundamental voltar para o início e checar se elas estão alinhadas com o objetivo do projeto; quais são os impactos e os benefícios; e de que forma seriam implantadas. Depois dessa reflexão e avaliação, cabe ao gerente do projeto, juntamente com o patrocinador, definir se as alterações podem ou não ser colocadas em prática.

Esse é o momento crucial para evitar o scope creep. Mudanças pontuais podem acontecer “com moderação”, desde que contribuam para o sucesso do projeto e que sejam administradas, controladas e devidamente comunicadas. Especialistas na área de Gerenciamento de Projetos são unânimes nesse sentido: a partir do momento em que se perde o controle sobre as mudanças os problemas inevitavalmente vão surgir.

Segundo o consultor do CPDEC e especialista em Projetos Alvaro Camargo, além de gerar atrasos, custos adicionais e problemas de qualidade, o scope creep gera um enorme estresse e afeta a relação entre cliente e equipe. Para ele, o remédio é um esforço consistente de planejamento antes do pontapé inicial. “Quanto mais conhecimento houver sobre o projeto e suas especificações, menor será a probabilidade de haver mudanças”, completa.

Renato Bottini, que também é um especialista no assunto e atua como consultor do CPDEC, concorda que a base do projeto está vinculada ao bom planejamento do escopo. “Se o escopo falhar, isso certamente afetará de forma negativa o conjunto, que envolve custos, tempo e riscos”, argumenta.

Dessa forma, uma das habilidades esperadas de um gerente de projetos é saber proteger o escopo. Conheça oito ações que podem ser tomadas pelo gerente para evitar o scope creep:

 

#1. Investir (mais) em planejamento
Existe uma tendência de partir para a execução do projeto rapidamente, mesmo antes de o planejamento ter alcançado um nível adequado. A maneira mais eficaz de evitar mudanças (e futuras dores de cabeça) é investir mais tempo nessa primeira etapa para que o projeto nasça sólido e objetivo.

#2. Conhecer o contexto e os aspectos gerais do projeto
Quanto mais informações a equipe de projetos tiver, mais preparada ela estará para desenvolver o trabalho. É função do gestor ampliar o olhar e garantir essa visão sistêmica para ninguém ser “pego de surpresa” por informações que sempre estiveram disponíveis e que possam impactar futuramente no escopo.

#3. Ter clareza sobre o escopo
Pode parecer óbvio, mas em muitos casos o escopo do projeto não é definido previamente ou não há clareza a respeito dele. O escopo de um projeto deve estar na ponta da língua do gestor. Por isso, é fundamental reforçar os objetivos e direcionar os stakeholders. Os envolvidos devem firmar um acordo para formalizar que estão cientes do que será entregue.

#4. Definir como será o processo de mudanças
Essa definição é feita ainda na fase de planejamento, antes que qualquer mudança apareça. O gestor deve estabelecer como serão realizadas as solicitações, os registros, as autorizações e as implantações de alterações. Dessa forma, a partir de diretrizes claras, evitam-se resistências futuras.

#5. Controlar mudanças
O papel do gestor de projetos não é impedir mudanças no escopo, mas assegurar que elas sejam feitas adequadamente. Por isso, é importante seguir o processo estabelecido, analisá-las com cuidado e compreender as necessidades antes de partir para a implementação. Depois disso, é fundamental que haja acompanhamento contínuo.

#6. Comunicar-se bem com os stakeholders
A comunicação eficaz é fundamental durante todas as etapas de um projeto para alinhar expectativas, definir responsabilidades e garantir o cumprimento de prazos. Se houver mudanças no escopo, a comunicação deve ser reforçada para disseminar a mesma informação entre todos e evitar mal-entendidos. Sessões de feedback são fundamentais em qualquer projeto.

#7. Lidar com pressão
Um gerente de projetos precisa estar ciente que será pressionado, principalmente pelo cliente e pelo patrocinador – cada qual com suas necessidades e visões. É preciso saber lidar com a pressão para garantir a proteção do escopo e o alcance dos resultados. Isso significa não aceitar qualquer sugestão e saber dizer “não” quando preciso.

#8. Atualizar-se e reciclar os conhecimentos
Gerir projetos com sucesso exige aprendizado constante. A participação em treinamentos, seminários, workshops e congressos é fundamental, além do investimento individual em leitura. “Um ponto chave é a capacidade de reflexão sobre as lições aprendidas. Como cada projeto é diferente de outro, um gestor de projetos deve ser um aprendiz constante”, defende o professor Alvaro Camargo. “Tão importante quanto a capacidade de aprender, é a capacidade de ‘desaprender’ aquilo que não faz sentido ou que ficou desatualizado”, conclui.

Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução de forma atenta e cuidadosa. Assim, o gerente deve adotar uma postura flexível frente aos stakeholders, sem perder de vista o plano inicial. Esse é o desafio. Cumpra o seu papel como bom gestor e fuja do scope creep com maestria.

 

Por Departamento de Comunicação e Projetos | CPDEC